Al igual como existen buenas prácticas para la administración de empresas familiares existen buenas prácticas para la administración de los family offices. Este tipo de organizaciones surgen cuando el manejo del patrimonio de las familias se va complejizando a medida que crece su patrimonio y el tamaño de las familias. Esto se da especialmente en el caso de familias que son dueñas, controlan o tienen participaciones relevantes en una o más empresas y poseen inversiones financieras u otros activos que conviene sean administrados de forma profesional.
A nivel mundial las distintas estadísticas existentes indican que hay cerca de 15.000 family offices. En Chile este tipo de organizaciones son una figura más o menos reciente que ha surgido con fuerza en los últimos 20 años y actualmente ya existen poco menos de 100 family offices que manejan patrimonios desde los US$50 millones para arriba, habiendo unos pocos que administran más de US$1.000 millones.
La significativa experiencia que existe sobre el funcionamiento de los family offices en el extranjero hace ver que, sin perjuicio de las importantes diferencias que existen entre las distintas familias que poseen este tipo de organizaciones, hay ciertas prácticas que son recomendables de seguir para los family offices, algunas de las cuales detallo a continuación:
Precisar si tener un Family Office o ser parte de un Multi Family Office
Como el costo de administrar un family office no es menor, la primera inquietud que debe aclarar una familia con un patrimonio de los niveles antes indicados, es si le conviene tener su propio family office o alternativamente administrar su patrimonio o parte importante de en un Multi Family Office, los cuales son organizaciones de terceros que ofrecen este servicio a varias familias a la vez que cobran por ello montos menores que lo que cuesta un Family Office individual, dadas las economías de escala y de ámbito existentes en las labores que desarrollan para sus clientes.
Definir Propósito, Misión y/o Objetivos del Family Office
Esto se puede hacer de forma formal estableciendo el propósito, misión y/o objetivos del family office o bien de forma informal sin hacer grandes precisiones. Lo importante es tener relativamente claro que labores se van a realizar y cómo se va a medir el éxito en éstas. Algunos family office centran su actividad en el manejo de las inversiones financieras y otros abordan además temas financieros y estratégicos claves relacionados con su rol como dueños o accionistas relevantes en las empresas en que participan en la propiedad, como la decisión de suscribir o no un aumento de capital o seleccionar candidatos a directores a apoyar y nombrar en estas empresas. También es común que se encarguen de ver los temas tributarios de la familia en especial los relacionados con las herencias y otros temas relacionados con la sucesión de una generación a la siguiente.
Algo que es muy importante en los family office es tener muy claro que su rol no está centrado exclusivamente en los temas empresariales y financieros sino que también es conveniente poner atención especial en la armonía familiar, lo cual implica no sólo el desarrollo de actividades a nivel familiar sino que también que la toma de decisiones en los temas empresariales y financieros considere esta dimensión.
Esto en la práctica significa que en ocasiones la mejor decisión para la familia no es la que maximiza la dimensión empresarial y financiera sino que la que busca un equilibrio con la dimensión familiar. Por ejemplo en algunas familias la entrega de mayores dividendos puede ser conveniente aunque ello no sea lo ideal desde el punto de vista del crecimiento y desarrollo de las empresas en que participa la familia.
Gestionar el Family Office en forma profesional
La administración de un family office no es muy distinta a la de una empresa en el sentido que requiere de una estructura organizacional y un equipo profesional ad-hoc.
Sin embargo, de cierta forma la administración de un family office puede ser más compleja que el manejo de una empresa familiar, en la medida que tal como se indicó anteriormente no sólo importan los resultados económicos que se obtienen sino que el hecho que las decisiones e iniciativas que se adopten en el plano de los negocios de la familia no generen efectos negativos relevantes en el plano de la armonía familiar. Para ello ayuda el que se administren los recursos y los asuntos relacionados con los negocios de la familia en forma muy profesional.
Estructurar un Gobierno Corporativo Ad-hoc
La importancia de contar con un adecuado gobierno corporativo también aplica para los family office. Eso sí, en este caso, hay que separar los estamentos que se utilizan para el correcto gobierno de los negocios de los que se utilizan para gobierno de la familia. Para los negocios corresponde establecer un directorio conformado tanto por miembros de la familia como directores independientes no familiares y para la familia un consejo familiar integrado sólo por miembros de la familia.
Un family office bien gestionado requiere contar con roles y responsabilidad claras a nivel de la administración, directorio y consejo familiar. En particular contar con un CEO de verdad, el cual puede ser familiar si se cuenta con alguien con las capacidades requeridas o bien un profesional no familiar, así como también con un directorio o consejo asesor también de verdad con integrantes de la familia e integrantes no familiares con la experiencia debida para monitorear y dirigir a la administración. Asimismo es importante que el consejo familiar opere siguiendo ciertas prácticas, las cuales incluyen el contar con un protocolo familiar pero también otras adicionales propias de este tipo de estamentos.
Preocupación Especial por la Próxima Generación
Los procesos de cambios generacionales en la administración de los family office son períodos especialmente importantes. Por ello es clave que las nuevas generaciones reciban algo de formación en materias relacionadas con gobiernos corporativos y empresas familiares para que cuenten con los conocimientos básicos requeridos sin perjuicio que vayan a jugar un rol más o menos activo en los negocios familiares a futuro. Se trata de que cada miembro de la familia sepa al menos lo que la familia posee y lo que es fundamental que conozca sus derechos y también por cierto sus deberes mínimos.
Es fundamental contar con reglas claras para el ingreso de familiares a trabajar ya sea en el family office y/o en las empresas donde tiene una participación accionaria relevante la familia. Ahora, cada cual debe sentirse con la libertad de poder trabajar en los negocios de la familia, en la medida que cumpla con las reglas anteriores, y es bueno que nadie se sienta obligado a seguir este camino sino que sea una decisión personal.
Por último, también es crítico tener una visión a mediano a largo plazo respecto a si el family office continuará tal cual o bien habrán salidas de recursos producto de la salida de uno o más miembros. En efecto se da en muchas familias que, cuando la segunda generación tiene a sus propios descendientes (la tercera generación) interesados en manejar sus activos independientemente se producen salidas o divisiones en el patrimonio del family office y las ramas que se salen continúan manejando sus activos en forma separada. Cuando se visualiza que se va a dar esta situación es conveniente aumentar la liquidez de los activos del family office original para hacer más fácil la salida o división correspondiente.
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